행사 취소 연기 안내 문자
행사를 여는 공지보다 거두는 공지가 더 급하고 더 어렵습니다. 한 사람이라도 못 받으면 빈 행사장 앞에 서 있게 되기 때문입니다. 취소·연기·장소 변경·환불을 갈라, 그대로 고쳐 쓸 수 있는 문구와 보내는 순서를 정리했습니다.
취소 문자에 꼭 들어가야 할 세 가지
취소나 연기를 알리는 문자는 사과문이 아니라 행동 지시입니다. 받는 사람이 문자를 읽고 무엇을 하면 되는지가 바로 보여야 합니다. 그래서 세 가지는 빠지면 안 됩니다. 무엇이 취소되거나 바뀌었는지(행사 이름과 원래 날짜), 그래서 어떻게 되는지(새 날짜, 새 장소, 또는 「정해지면 다시 알림」), 돈과 신청은 어떻게 되는지(환불, 신청 유지, 다시 신청)입니다.
사정 설명은 한 줄이면 충분합니다. 「비 예보로」「강사 사정으로」 정도만 적고, 길게 해명하지 않습니다. 긴 사과가 앞에 오면 정작 바뀐 날짜가 화면 아래로 밀립니다. 제목 줄에 「취소」「연기」「장소 변경」 가운데 하나를 분명히 적어 알림 창에서부터 읽히게 하십시오.
참가자 명단을 그룹으로 묶어 두셨나요
주소록에 참가자 그룹이 있으면 취소가 결정된 그 자리에서 한 번에 보낼 수 있습니다.
단체로 보내도 한 사람씩 따로 나가므로 받는 분끼리 번호가 보이지 않습니다.
√ 가입 무료 √ 2000년부터 운영 √ 누적 발송 3억 건 이상
상황별 행사 취소·연기 안내 문구 (복사해서 쓰세요)
[ ] 안의 내용과 O 표시만 바꿔 쓰시면 됩니다. 모두 정보를 알리는 안내 문구입니다.
- [OO구청] 행사 취소 안내
O월 O일(O) 예정이던 [행사명]이 비 예보로 취소되었습니다.
- 취소 대상 : 당일 전체 일정
- 다시 여는 날 : 정해지면 문자로 알립니다
걸음하지 않으시도록 미리 알려 드립니다.
문의 [전화번호] - [OO초등학교] 체육대회 연기 안내
학부모님께 알립니다.
O월 O일(O) 체육대회를 아래와 같이 미룹니다.
- 바뀐 날짜 : O월 O일(O)
- 시간·장소 : 이전과 같음
- 준비물 : 이전 안내와 같음
바뀐 날 급식과 하교 시간은 가정통신문으로 다시 안내합니다. - [OO문화센터] 강연 연기 안내
[고객명]님, 신청하신 [강연명]이 강사 사정으로 연기되었습니다.
- 기존 : O월 O일(O) O시
- 변경 : O월 O일(O) O시
- 장소 : 이전과 같음
바뀐 날 참석이 어려우시면 이 번호로 답장해 주십시오. 환불 절차를 안내합니다.
문의 [전화번호] - [OO동호회] 장소 변경 안내
O월 O일(O) 정기 모임 장소가 바뀌었습니다.
- 기존 : [기존 장소]
- 변경 : [새 장소] ([주소])
- 시간 : O시 그대로
기존 장소로 가지 않도록 확인 부탁드립니다.
총무 [전화번호] - [OO축제추진위] 참가비 환불 안내
[고객명]님, 취소된 [행사명]의 참가비를 돌려드립니다.
- 환불 금액 : [금액]원
- 환불 방법 : 결제하신 수단으로 취소 처리
- 처리 예정 : O월 O일(O)까지
계좌로 받으셔야 하는 분은 이 번호로 계좌를 알려 주십시오.
문의 [전화번호] - [OO협회] 세미나 일정 확정 안내
연기되었던 [세미나명]의 새 일정이 정해졌습니다.
- 일시 : O월 O일(O) O시
- 장소 : [장소]
- 기존 신청 : 그대로 유지됩니다
참석이 어려우신 분은 O월 O일(O)까지 알려 주십시오.
문의 [전화번호] - [OO산악회] 오늘 산행 취소
오늘 O시 출발 예정이던 산행을 기상 악화로 취소합니다.
집결지로 나오지 마십시오.
이미 출발하신 분은 총무에게 전화 주십시오.
총무 [전화번호] - [OO회사] 워크숍 일정 변경 안내
[고객명]님, O월 O일(O) 워크숍 일정이 변경되었습니다.
- 출발 : O시 → O시
- 집결 : [장소] 그대로
- 그 밖의 일정 : 이전 안내와 같음
변경 내용을 확인하셨으면 「확인」으로 답장 부탁드립니다.
담당 [전화번호]
상황마다 넣을 것과 보내는 때
| 상황 | 꼭 넣을 것 | 보내는 때 |
|---|---|---|
| 취소 | 행사 이름·원래 날짜, 다시 여는지 여부, 환불 안내 | 결정한 그 시각. 늦출 이유가 없습니다 |
| 연기 | 기존 날짜와 바뀐 날짜를 나란히, 장소·시간이 같은지 | 새 날짜가 정해졌으면 함께, 아니면 취소 먼저 알리고 재공지 |
| 장소 변경 | 기존 장소와 새 장소, 주소, 시간이 그대로인지 | 결정 직후 한 번, 행사 전날 한 번 더 |
| 당일 취소 | 「나오지 마십시오」를 맨 앞에. 이미 출발한 사람이 연락할 번호 | 집결 시각보다 충분히 앞서. 문자 뒤에 전화로 한 번 더 |
| 환불 | 금액, 방법, 처리 예정일, 계좌가 필요한 경우의 회신 방법 | 취소 안내와 같은 날 또는 다음 날 |
| 재공지 | 새 일시·장소, 기존 신청이 유지되는지, 불참 회신 기한 | 새 일정이 확정된 날 |
명단이 엑셀에만 있어도 바로 보낼 수 있습니다
엑셀 명단을 올려 보내는 방법이 있습니다. 처음이라 급하시면 전화로 순서를 같이 보겠습니다.
급할 때는 전화로 물어보세요 02-2646-7280평일 09:00~17:30 (점심 12:00~13:00)
결정부터 재공지까지 다섯 단계
- 1보낼 사람을 한 명 정합니다취소가 결정되면 누가 문자를 보낼지부터 정합니다. 여러 사람이 각자 연락하면 내용이 달라지고 빠지는 사람이 생깁니다.
- 2참가자 그룹을 확인합니다신청자 명단이 주소록 그룹으로 있는지 봅니다. 없으면 엑셀 명단을 올립니다. 당일 현장 신청자나 초청 인사처럼 명단 밖에 있는 사람을 따로 적어 둡니다.
- 3문구를 한 사람이 읽어 봅니다날짜와 요일이 맞는지, 「기존」과 「변경」이 바뀌어 적히지 않았는지 다른 사람이 한 번 읽습니다. 취소 문자를 정정하는 문자는 혼란을 두 배로 만듭니다.
- 4보내고 전송결과를 봅니다전송결과에서 실패한 번호를 확인합니다. 실패한 건은 직접 골라 다시 보내거나 전화로 알립니다. 번호가 바뀐 사람이 꼭 한두 명 있습니다.
- 5새 일정을 예약 발송으로 걸어 둡니다재공지 문구를 만들어 두고, 새 행사 전날 한 번 더 가도록 예약해 둡니다. 연기된 행사는 잊히기 쉽습니다.
환불 금액이나 이름처럼 사람마다 다른 내용은 개별문자로 넣을 수 있습니다. 방법은 문자 변수 활용에, 행사를 처음 알리는 공지 문구는 모임공지문자에 따로 정리되어 있습니다.
취소 안내에서 자주 생기는 실수
- 단체 대화방에만 올린다 : 대화방 알림을 꺼 둔 사람은 보지 못합니다. 행동이 걸린 안내는 문자로 한 번 더 보냅니다
- 「추후 공지」로 끝낸다 : 언제쯤 알릴지를 함께 적습니다. 「O월 O일(O)까지 다시 안내」가 있으면 문의 전화가 줄어듭니다
- 환불을 빼고 보낸다 : 참가비를 받은 행사라면 받는 사람이 가장 먼저 궁금해하는 내용입니다. 방법이 미정이면 미정이라고 적습니다
- 다음 행사 할인 쿠폰을 덧붙인다 : 미안한 마음에 혜택을 넣으면 그 문자는 광고가 됩니다. 맨 앞 (광고) 표기와 맨 끝 무료수신거부 번호가 필요하고 수신에 동의한 사람에게만 보낼 수 있으니, 안내와 따로 보내십시오
- 밤늦게 결정하고 아침까지 미룬다 : 취소 안내는 정보를 알리는 문자입니다. 다음 날 아침 행사라면 결정한 날 저녁에 보내는 편이 받는 사람에게 낫습니다
자주 묻는 질문 Q&A
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Q1: 행사 취소 문자에도 (광고) 표기를 해야 하나요?
A1: 필요하지 않습니다. 이미 신청한 사람에게 일정 변경을 알리는 것은 정보를 전하는 안내입니다. 다만 그 문자 안에 다음 행사 할인이나 쿠폰, 새 참가 모집이 한 줄이라도 들어가면 광고로 봅니다. 그런 내용은 따로 보내십시오.
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Q2: 참가자끼리 서로 번호가 보이지 않게 보낼 수 있나요?
A2: 웹에서 보내는 단체문자는 명단에 있는 사람에게 한 사람씩 따로 발송됩니다. 받는 화면에는 본인에게 온 문자만 보이고 다른 참가자의 번호는 나타나지 않습니다.
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Q3: 문자를 못 받은 사람은 어떻게 알 수 있나요?
A3: 전송결과에서 성공과 실패를 확인할 수 있습니다. 실패한 번호는 직접 골라 다시 보내거나 전화로 알리십시오. 실패한 건은 환불됩니다.
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Q4: 환불 금액이 사람마다 다른데 한 번에 보낼 수 있나요?
A4: 개별문자를 쓰면 됩니다. 엑셀 명단에 이름과 금액 칸을 두고 문구에 그 자리를 지정하면 받는 사람마다 자기 이름과 금액이 들어간 문자가 나갑니다.
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Q5: 긴 안내를 한 통에 다 넣을 수 있나요?
A5: 단문은 45글자까지라 날짜 하나를 알리기에도 빠듯합니다. 기존 일정과 바뀐 일정을 나란히 적으려면 장문을 쓰십시오. 장문은 1,000글자까지 들어갑니다.
취소는 빨리, 재공지는 잊지 않게
참가자 그룹을 한 번 만들어 두면 취소 안내도, 새 일정 안내도 같은 명단으로 보냅니다.
전화 상담 02-2646-7280평일 09:00~17:30 (점심 12:00~13:00)
※ 첫구매 혜택 기준이며 부가세는 별도입니다. 변동될 수 있으니 요금표를 확인하십시오.