팩스 발송 증빙

증빙은 세 가지에 답할 수 있어야 합니다

보낸 사실을 설명해야 하는 자리에서 상대가 묻는 것은 늘 비슷합니다. 언제 보냈는가, 어디로 보냈는가, 무엇을 몇 장 보냈는가. 사무실 팩스기는 전송 기록지를 뽑아 주지만 종이라서 잃어버리기 쉽고, 누가 챙겼는지도 흐려집니다.

인터넷팩스는 보낸 건이 계정의 보낸팩스함에 남습니다. 종이를 따로 모으지 않아도 화면에서 확인 가능한 기록 항목을 살펴볼 수 있습니다. 필요한 시각·번호·장수·결과는 별도 업무 메모로도 정리하십시오. 다만 보관 기간이 정해져 있으므로, 오래 필요할 기록은 기간이 끝나기 전에 옮기거나 내려받아야 합니다. 이 글의 요점은 그 한 가지입니다.

보낼 때부터 증빙을 만드는 다섯 단계

1. 1표지에 건 이름을 적습니다무슨 서류인지, 총 몇 장인지를 표지에 적어 보냅니다. 받는 쪽 문서에도 같은 정보가 찍히므로 나중에 양쪽 이야기가 맞아떨어집니다.
2. 2보낸 직후 결과를 봅니다보낸팩스함에서 그 건의 결과를 확인합니다. 실패였다면 그 자리에서 원인을 찾아 다시 보내야 기록이 깨끗합니다.
3. 3도착을 전화로 확인하고 적습니다받는 쪽에 전화해 몇 장을 받았는지 묻고, 통화 시각과 받은 사람의 이름을 메모합니다. 기록 화면이 말해 주지 못하는 부분을 이 메모가 채웁니다.
4. 4남길 자료의 저장 방법을 확인합니다주 단위나 월 단위로 날을 정해 보낸팩스함을 훑고, 뒤에 다시 볼 자료를 회사의 보관 기준에 따라 정리합니다. 문서보관함 이용 방법은 실제 화면에서 확인하십시오.
5. 5오래 둘 건은 내려받습니다보낸 문서와 기록 화면을 파일로 저장해 회사 폴더에 둡니다. 「보낸날_받는곳_건이름」처럼 이름을 붙이면 찾기 쉽습니다.