관공서에 팩스 보내기

번호를 받을 때 같이 물어볼 세 가지

관공서 팩스는 민원실이나 과 사무실에 놓인 공용 기기로 들어가는 일이 많습니다. 누구 앞으로 온 서류인지 적혀 있지 않으면 다른 문서 사이에 섞여 며칠씩 묵습니다. 그래서 번호를 받는 통화에서 세 가지를 같이 확인해 두는 것이 좋습니다.

• 받는 사람 : 부서 이름과 담당자 이름, 직통 전화번호. 표지에 그대로 적을 내용입니다
• 팩스로 내도 되는 서류인지 : 팩스본으로 접수가 끝나는지, 원본을 우편이나 방문으로 따로 내야 하는지는 기관과 업무마다 다릅니다
• 함께 적어야 할 번호 : 사건번호, 접수번호, 민원번호처럼 그 기관이 서류를 찾는 데 쓰는 번호가 있는지 묻습니다

이 글은 팩스를 보내는 방법을 다룰 뿐, 팩스 제출이 어떤 효과를 갖는지는 말하지 않습니다. 기한이 걸린 서류일수록 그 기관의 안내를 기준으로 삼으십시오.

보내는 날의 다섯 단계

1. 1서류를 한 파일로 만듭니다표지를 맨 앞에 두고 서류를 순서대로 스캔해 PDF 한 파일로 저장합니다. 서명이나 도장이 필요한 서류는 찍은 뒤에 스캔합니다.
2. 2번호를 다시 확인합니다통화 때 받아 적은 번호와 기관 홈페이지에 나온 번호를 견줘 봅니다. 대표전화와 팩스번호는 다르고, 부서마다 팩스번호가 따로 있는 기관도 있습니다.
3. 3미리보기를 보고 보냅니다쪽 순서와 방향, 가장자리 글자가 잘리지 않았는지 확인한 뒤 발송합니다. PC 에서 JPG 를 올린다면 3MB 까지입니다.
4. 4도착을 전화로 확인합니다담당자에게 전화해 몇 장이 들어왔는지, 글자가 읽히는지 묻습니다. 통화한 시각과 받은 사람의 이름을 적어 둡니다.
5. 5기록을 정리합니다보낸팩스함에서 결과를 확인하고 보낸 파일을 사건·민원별 폴더에 둡니다. 원본을 따로 내야 한다면 이날 함께 챙깁니다.