아파트 관리사무소 문자
관리사무소 문자는 어느 구역에 언제 무엇이 달라지는지 알려 주는 생활 공지입니다. 모든 동에 같은 문자를 보내기보다 실제로 영향을 받는 입주민을 구분해야 합니다. 자주 쓰는 상황별 예시와 동별 명단 관리 방법을 살펴보십시오.
대상 구역과 생활에 달라지는 점부터 적습니다
「내일 점검이 있습니다」보다 「O동 O호기 승강기 점검」이 먼저 보여야 하는 정보입니다. 소독이나 공사처럼 범위가 일부 구역에 한정되면 동·출입구·층·주차 구역을 구체적으로 적으십시오. 영향을 받지 않는 세대에도 계속 공지가 가면 중요한 안내와 관련 없는 안내를 구분하기 어려워집니다. 담당자가 실제 작업 범위를 확인한 뒤 발송 대상을 정합니다.
일시, 제한 내용, 입주민이 할 일, 문의처를 나누면 공지가 길어지지 않습니다. 작업 시간이 확정되지 않았는데 종료 시각을 단정하거나 현장에서 확인되지 않은 안전 조치를 문자 작성자가 덧붙이지 마십시오. 작업 담당 부서가 승인한 일정과 주의사항을 그대로 옮기고 변경 가능성이 있으면 변경 안내 방법도 관리사무소 내부에서 정해 둡니다.
동별로 필요한 공지만 나눠 보내세요
주소록 그룹과 엑셀 명단을 활용하면 작업 대상에 맞춰 발송을 준비할 수 있습니다. 구역별 최신 명단을 먼저 정리하십시오.
√ 가입 무료 √ 2000년부터 운영 √ 누적 발송 3억 건 이상
생활 공지 여섯 가지 복사용 문구
동·호수와 작업 구역을 실제 내용으로 바꾸십시오. 소독 관련 준비사항이나 출입 제한은 현장 담당자가 확인한 안내를 넣습니다. 주민 전체의 이름·번호나 민원인의 세대 정보를 본문에 적지 않습니다.
- [OO아파트 관리사무소] 소독 일정
대상: [동·구역]
일시: O월 O일(O) O시~O시
준비사항: [담당자 확인사항]
방문 일정이나 진행 방법은 관리사무소로 문의해 주십시오.
문의 [전화번호] - [OO아파트 관리사무소] 승강기 점검
O월 O일(O) O시~O시 [동·호기] 승강기 점검으로 이용이 제한됩니다.
이용 안내: [이동방법]
현장 상황으로 시간이 바뀌면 별도 안내하겠습니다.
담당 [전화번호] - [OO아파트 관리사무소] 주차구역 이용 안내
O월 O일(O) O시~O시 [주차구역]에서 [작업내용]을 진행합니다.
대상 차량은 [이동시점]까지 [이동장소]로 이동해 주십시오.
문의 [전화번호] - [OO아파트 관리사무소] 분리배출 안내
대상: [동·구역]
배출 일시: O월 O일(O) O시~O시
장소: [배출장소]
확인사항: [배출기준]
품목별 처리 방법은 관리사무소 안내를 확인해 주십시오.
문의 [전화번호] - [OO아파트 관리사무소] 공사 소음 안내
작업 구역: [구역]
기간: O월 O일(O)~O월 O일(O)
작업 시간: O시~O시
내용: [공사내용]
이용 제한: [제한사항]
일정 변경 및 문의 [전화번호] - [OO아파트 관리사무소] 보관 물품 확인 요청
[고객명]님, 관리사무소에서 보관 중인 물품이 있어 연락드립니다.
보관 장소: [장소]
수령 안내: [확인방법]
방문 전 [전화번호]로 확인 부탁드립니다.
다른 세대 물품 정보는 함께 기재하지 않습니다.
공지 종류마다 대상과 확인자가 다릅니다
관리비 납부처럼 금액이 세대별로 다른 안내는 생활 공지와 분리합니다. 공통 공지에 개별 미납 정보나 세대별 금액을 나열하지 마십시오. 납부 안내 문구는 공과금납부안내문자에서 따로 확인할 수 있습니다.
| 공지 | 주요 대상 | 발송 전 확인 |
|---|---|---|
| 소독 | 방문·작업 대상 동과 구역 | 진행 방식과 준비사항을 담당 업체·부서와 대조 |
| 승강기 | 해당 동과 호기 이용 세대 | 중단 시간, 이용 제한과 대체 이동 안내 |
| 주차 | 통제 구역 이용 차량 | 이동 기한, 이동할 곳, 현장 연락처 |
| 분리배출 | 해당 배출 장소 이용 세대 | 배출 시점과 품목별 관리 안내 |
| 보관 물품 | 확인 필요한 수령 대상자 | 개인별 연락처와 확인 방법만 사용 |
관리사무소의 명단 구성부터 확인하십시오
동·수신자·연락처가 어떤 열에 있는지 정리해 두면 기능 문의가 수월합니다. 그룹 전송 이용 방법을 전화로 확인하실 수 있습니다.
이용 문의 02-2646-7280평일 09:00~17:30 (점심 12:00~13:00)
동별 명단을 유지하는 운영 순서
주소록 그룹 전송과 엑셀 명단 발송으로 대상 구역을 나눠 보낼 수 있습니다. 기능을 쓰기 전에는 관리사무소가 실제로 사용하는 동·구역 구분과 일치하는지 확인하십시오. 오래된 명단을 가져오면 그룹 이름은 맞아도 연락처가 달라질 수 있으므로 이름만 보고 발송을 결정하지 않습니다.
- 1명단 기준을 맞춥니다동, 수신자 이름, 휴대폰 번호와 공지 구분을 관리 기준에 맞춰 정리합니다. 전입·전출과 연락처 변경을 반영한 최신 명단을 사용하십시오. 같은 호수라는 이유만으로 이전 거주자의 번호를 계속 사용하지 않습니다.
- 2실제 작업 구역을 추립니다현장 작업표에서 영향을 받는 동과 구역을 확인합니다. 여러 동의 일부 구역만 해당되면 발송용 명단을 별도로 추리고 전체 공지 명단을 관성적으로 선택하지 마십시오. 그룹 이름도 작업 구역을 구분할 수 있게 정합니다.
- 3문구와 대상을 교차 확인합니다본문의 동·작업 시간과 선택한 명단이 같은 범위인지 대조합니다. 관리사무소 번호로 회신이나 문의를 받을 수 있는지 확인하고 내 번호로 시험 발송하여 위치와 시간이 읽기 쉽게 보이는지 살펴봅니다.
- 4변경과 실패를 후속 처리합니다작업 시간이 달라지면 기존 날짜를 적어 어떤 공지가 바뀌는지 설명합니다. 전송결과에서 실패한 건은 원인을 확인해 필요한 대상에게 직접 다시 보내고, 꼭 확인이 필요한 사안은 별도 연락을 병행하십시오.
생활 공지를 불필요하게 길게 만들지 않습니다
웹에서 보내는 단체문자는 수신자별로 전달되어 받는 사람끼리 전화번호가 노출되지 않습니다. 그렇더라도 문자 본문에 전체 세대 명단을 넣으면 그 정보가 전달되는 점은 같습니다. 불편 신고를 다룰 때는 공용 구역의 상황과 조치만 알리고 개인의 책임을 특정하는 문장은 빼십시오.
- 공지 첫 줄에 관리사무소 이름을 적어 업체의 홍보 문자와 구분합니다.
- 작업 목적보다 주민이 이용할 수 없는 구역과 시간, 필요한 행동을 앞에 둡니다.
- 민원 사유를 설명하면서 신고한 사람의 이름·동호수·연락처를 공개하지 않습니다.
- 종료 예정 시각과 실제 재개 시각이 다르면 확인 후 바뀐 내용을 따로 안내합니다.
- 외부 업체의 할인이나 상품 구매 권유는 관리 공지에 붙이지 않습니다.
자주 묻는 질문
-
Q1: 소독 공지는 모든 동에 보내야 하나요?
A1: 실제 영향을 받는 구역이 기준입니다. 동별 주소록 그룹이나 발송용 엑셀 명단을 활용하되 작업 범위를 담당자와 먼저 맞추십시오.
-
Q2: 휴대폰 번호가 입주민끼리 보이나요?
A2: 명단 전송은 각 수신자에게 따로 전달됩니다. 다만 본문에 주민 정보나 전체 명단을 적으면 그 내용은 모두에게 보이므로 넣지 않습니다.
-
Q3: 점검 시간이 바뀌면 전체 공지를 다시 보내나요?
A3: 변경 영향을 받는 대상에게 이전 안내 날짜와 변경 전후 시간을 알려 주십시오. 다른 동의 변동 없는 일정까지 같은 변경 문구로 보내지 않습니다.
-
Q4: 생활 공지 뒤에 업체 행사를 붙여도 되나요?
A4: 홍보가 섞이면 광고성 정보에 해당할 수 있으므로 관리 공지와 섞지 않습니다. 주민 안내는 필요한 운영 정보로만 구성하십시오.
-
Q5: 관리사무소 번호로 발송하려면 어떻게 하나요?
A5: 발신번호로 사전등록하여 승인받은 번호를 사용합니다. 단체·회사 관계에 맞는 서류를 등록 안내에서 확인하고 준비가 애매하면 고객센터에 관계를 설명하십시오.
공지 한 통에도 대상과 시점을 맞추십시오
작업표와 발송 명단을 대조하고 필요한 공지부터 시험 전송으로 확인해 보십시오. 이용 기능과 요금은 안내 페이지에서 살펴볼 수 있습니다.
전화 상담 02-2646-7280평일 09:00~17:30 (점심 12:00~13:00)