문자 호칭 존댓말
같은 내용이라도 「고객님」으로 시작하는 문자와 「회원님」으로 시작하는 문자는 받는 느낌이 다릅니다. 호칭이 틀리면 남의 문자처럼 읽히고, 높임이 지나치면 어색하며, 말끝이 명령형이면 통보로 들립니다. 보내는 곳에 맞는 호칭과 말투를 고르는 기준을 정리했습니다.
호칭은 문자 전체의 온도를 정합니다
문자는 얼굴도 목소리도 없이 글자만 갑니다. 그래서 첫 줄의 호칭이 인사와 표정의 몫까지 맡습니다. 모임 회원에게 「고객님」이라고 쓰면 장사하는 곳에서 온 문자처럼 읽히고, 학부모에게 학생 이름만 적어 보내면 누구에게 온 것인지 잠깐 헷갈립니다. 호칭은 받는 분과 우리의 관계를 한 낱말로 적는 것이라고 생각하면 고르기 쉽습니다. 물건을 사는 관계면 고객님, 같은 모임이면 회원님, 아이를 맡긴 관계면 학부모님입니다.
말끝도 마찬가지입니다. 「지참하시오」「필히 참석 바람」은 내용이 맞아도 통보로 읽힙니다. 같은 말을 「가지고 와 주세요」「참석 부탁드립니다」로 바꾸면 안내가 됩니다. 높임은 사람에게만 붙이고, 부탁은 문장으로 끝내는 것. 이 두 가지만 지켜도 문자가 한결 자연스러워집니다.
이름과 호칭은 명단에서 불러옵니다
엑셀에 이름 칸을 두면 「[고객명] 회원님」 자리에 각자의 이름이 들어갑니다.
수백 명에게 보내도 한 사람씩 자기 이름이 적힌 문자를 받습니다.
√ 가입 무료 √ 2000년부터 운영 √ 누적 발송 3억 건 이상
보내는 곳별 호칭 표
| 보내는 곳 | 권하는 호칭 | 이렇게 씁니다 | 살필 점 |
|---|---|---|---|
| 병원·의원 | [고객명] 님 | 「[고객명] 님, 예약이 접수되었습니다」 | 진료 내용이 드러나는 말은 호칭에도 본문에도 넣지 않습니다 |
| 학원·교습소 | [학생명] 학부모님 | 학생에게 보낼 때는 「[학생명] 학생」 | 학부모 명단과 학생 명단을 나누어 둡니다 |
| 쇼핑몰·매장 | [고객명] 고객님 | 「[고객명] 고객님, 상품이 출발했습니다」 | 이름이 정확하지 않거나 필요하지 않다면 「고객님」만 사용할 수 있습니다 |
| 협회·동호회·동창회 | [고객명] 회원님 | 동창회는 「[고객명] 동문님」도 씁니다 | 「고객님」은 쓰지 않습니다 |
| 아파트 관리사무소 | 입주민 여러분 | 세대 전체에 알릴 때는 이름 없이 씁니다 | 개별 안내에 필요한 정보만 담고 불필요한 동·호수 공개는 피합니다 |
| 회사 내부 | 임직원 여러분 | 개인별 안내는 「[고객명] 님」 | 직급을 붙이려면 명단에 직급 칸이 정확해야 합니다 |
| 거래처 | [고객명] 담당자님 | 직함을 알면 「[고객명] 대표님」「[고객명] 과장님」 | 직함이 틀리면 안 붙인 것만 못합니다. 모르면 담당자님으로 씁니다 |
호칭과 말투를 맞춘 문구 7개 (복사해서 쓰세요)
보내는 곳마다 하나씩 실었습니다. 모두 일정과 처리 결과를 알리는 안내 문자입니다.
- [OO의원] 예약 확인
[고객명] 님, 예약이 접수되었습니다.
일시 : O월 O일(O) O시
장소 : [OO의원] O층
변경이 필요하시면 연락 주십시오.
[전화번호] - [OO학원] 상담 일정 안내
[학생명] 학부모님, 안녕하세요.
이번 학기 상담을 아래와 같이 진행합니다.
기간 : O월 O일(O) ~ O월 O일(O)
방식 : 방문 또는 전화
편하신 시간은 아래 담당 연락처로 알려 주세요.
담임 [전화번호] - [OO몰] 배송 출발 안내
[고객명] 고객님, 주문하신 상품이 출발했습니다.
주문번호 : [주문번호]
도착 예정 : O월 O일(O)
배송 문의 [전화번호] - [OO산악회] O월 정기 산행
[고객명] 회원님, 이번 달 산행 일정입니다.
일시 : O월 O일(O) O시
모이는 곳 : [장소]
준비물 : [준비물]
참석 여부를 O월 O일(O)까지 총무에게 알려 주세요.
총무 [전화번호] - [OO아파트 관리사무소] 승강기 점검
입주민 여러분께 알립니다.
일시 : O월 O일(O) O시 ~ O시
대상 : O동 O호 라인
점검 중에는 승강기를 이용하실 수 없습니다.
불편을 드려 죄송합니다.
관리사무소 [전화번호] - [OO주식회사] 사내 교육 일정
임직원 여러분, 교육 일정을 안내합니다.
일시 : O월 O일(O) O시
장소 : O층 회의실
대상 : [부서명]
참석이 어려우신 분은 담당자에게 미리 알려 주세요.
담당 [전화번호] - [OO상사] 납품 일정 확인
[고객명] 담당자님, 안녕하세요.
O월 O일(O) 납품 건의 도착 시간을 알려 드립니다.
도착 예정 : O시
하차 장소 : [장소]
일정에 변동이 있으면 바로 연락드리겠습니다.
[전화번호]
과한 높임과 명령형 고치기
공손하게 쓰려다 물건이나 일정까지 높이는 경우가 많습니다. 높임은 받는 분의 행동에만 붙입니다.
| 고치기 전 | 고친 뒤 | 까닭 |
|---|---|---|
| 결제되셨습니다 | 결제되었습니다 | 결제는 사람이 아니므로 높이지 않습니다 |
| 예약이 접수되셨습니다 | 예약이 접수되었습니다 | 접수된 것은 예약입니다 |
| 상품이 도착하실 예정입니다 | 상품이 도착할 예정입니다 | 상품을 높이지 않습니다 |
| 확인하실게요 | 확인해 주세요 | 부탁은 부탁하는 말끝으로 씁니다 |
| 방문해 주시기 바라겠습니다 | 방문해 주십시오 | 「바라겠습니다」는 뜻이 흐려집니다 |
| 신분증 필히 지참하시오 | 신분증을 가지고 와 주세요 | 명령형을 안내형으로 바꿉니다 |
| 미납 시 불이익이 있습니다 | 납부 기한은 O월 O일(O)입니다. 어려우시면 연락 주세요 | 겁주는 말보다 날짜와 길을 알려 줍니다 |
우리 업종에 맞는 호칭이 헷갈리면 문구를 들고 전화 주세요
명단을 어떻게 나누고 호칭을 어디에 넣을지 같이 보겠습니다.
문구 상담 02-2646-7280평일 09:00~17:30 (점심 12:00~13:00)
이름 치환에 호칭을 붙이는 세 단계
- 1명단에 이름 칸을 확인합니다개별문자 기능은 명단의 이름을 문구에 넣어 보냅니다. 이름 칸이 비어 있으면 「 고객님」처럼 호칭만 남으니 보내기 전에 빈 줄을 채우거나 따로 뺍니다. 엑셀을 올리는 방법은 엑셀 문자보내기에 있습니다.
- 2호칭은 문구에 직접 적습니다「[고객명] 회원님」처럼 이름 자리 뒤에 호칭을 글자로 적어 둡니다. 직급처럼 사람마다 다른 호칭은 명단에 칸을 따로 두어 함께 바꿔 넣습니다. 여러 칸을 쓰는 요령은 문자 변수 활용을 참고하십시오.
- 3본인에게 먼저 보내 봅니다이름이 긴 사람, 외자인 사람을 명단 맨 위에 두고 시험으로 보내면 띄어쓰기와 줄 넘김이 어떻게 보이는지 알 수 있습니다.
자주 묻는 질문 Q&A
-
Q1: 이름을 모르는 명단에는 뭐라고 부르나요?
A1: 관계를 나타내는 호칭만 씁니다. 「고객님」「회원님」「학부모님」「입주민 여러분」이면 충분합니다. 이름 칸이 일부만 채워진 명단이라면 이름이 있는 묶음과 없는 묶음으로 나누어 문구를 따로 보내는 편이 깔끔합니다.
-
Q2: 「귀하」나 「제위」 같은 말을 써도 되나요?
A2: 공문에는 어울리지만 문자에는 딱딱합니다. 받는 분이 평소 듣는 호칭으로 바꾸십시오. 문자는 화면이 작아 낯선 낱말 하나가 전체를 읽기 어렵게 만듭니다.
-
Q3: 반말이나 친근한 말투로 보내도 되나요?
A3: 모임 안에서 평소 쓰는 말투라면 어색하지 않습니다. 다만 단체 발송은 한 문구가 모든 사람에게 가므로 가장 격식을 차려야 하는 분을 기준으로 맞추는 것이 안전합니다.
-
Q4: 호칭을 바꿔서 보내면 요금이 달라지나요?
A4: 호칭 자체에 별도 요금을 붙이는 방식으로 안내하지 않습니다. 문자 종류와 실제 길이, 적용 요금표를 확인하십시오. 다만 이름과 호칭이 들어가면 그만큼 글자가 늘어나므로 단문 한도인 45글자를 넘지 않는지 확인하십시오.
-
Q5: 안내 문자 끝에 「많은 이용 바랍니다」를 붙여도 되나요?
A5: 이용이나 방문을 권하는 말이 들어가면 광고로 분류될 수 있습니다. 광고라면 맨 앞에 (광고), 맨 끝에 무료수신거부 번호를 넣고 수신동의를 받은 분께만 보내야 합니다. 일정이나 처리 결과만 알리는 안내라면 권하는 말을 빼고 끝내는 것이 맞습니다.
호칭을 정했으면 명단을 나눌 차례입니다
학부모와 학생, 회원과 비회원처럼 호칭이 다른 묶음은 명단부터 따로 둡니다.
전화 상담 02-2646-7280평일 09:00~17:30 (점심 12:00~13:00)