문자 머리말 맺음말
인사말을 길게 쓰다 보면 정작 누가 무엇을 알리는 문자라는 설명이 뒤로 밀립니다. 첫 줄에는 발신 주체와 용건을, 끝에는 고객이 다음에 할 일과 문의 방법을 남기는 편이 읽기 쉽습니다. 업무 상황에 맞게 바꿔 쓸 여섯 가지 예시를 살펴보세요.
첫 줄은 인사보다 발신 주체와 용건을 분명하게
'안녕하세요'만 보면 고객은 누가 보냈는지 알기 어렵습니다. [회사명]과 안내할 일을 첫머리에 적고 필요한 인사는 그다음에 넣어 보세요. 업체명을 줄여 쓸 때도 고객이 평소 알고 있는 이름인지 살펴야 합니다. 직원만 아는 부서 약칭은 수신자에게 설명이 되지 않을 수 있습니다.
웹에서 보내는 문자에는 [Web발신] 표시가 붙습니다. 이 표시는 본문에서 업체명을 대신 써 주는 기능이 아니며 발신자의 신뢰성을 증명하는 표시도 아닙니다. 실제 담당 업체와 안내 목적이 분명하도록 작성하고 문의할 수 있는 공식 연락처를 함께 확인하십시오.
본문의 시작과 끝을 실제 휴대폰에서 읽어 보세요
발송 전에 담당자 번호로 시험해 중요한 내용과 문의처가 잘 보이는지 확인하십시오.
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첫머리와 마지막 줄은 역할이 다릅니다
고객이 이미 알고 있을 것이라고 생각해 회사명이나 문의 방법을 빼지 마세요. 같은 고객에게 여러 부서가 연락한다면 발신 주체를 구분할 수 있게 써야 합니다.
| 문자 부분 | 넣을 내용 | 피할 표현 |
|---|---|---|
| 첫머리 | 고객이 알아볼 업체명·기관명과 용건 | 발신자 설명 없이 '확인 바랍니다'로 시작 |
| 호칭 | 필요할 때 고객명·학부모님 등 적절한 호칭 | 잘못된 이름이나 관계를 넣은 일괄 문구 |
| 본문 연결 | 일정·장소·방법 같은 핵심 안내 | 인사와 홍보를 길게 나열해 용건을 뒤로 미루기 |
| 마지막 줄 | 변경·제출 등 필요한 행동과 문의처 | 문자 답장을 받을 수 있는지 모르면서 회신 요청 |
글자 수가 짧아도 필요한 정보가 빠지면 고객이 다시 전화해야 합니다. 형식적인 끝인사보다 문의 가능한 번호나 처리 방법이 필요한 상황인지 먼저 살펴보세요. 짧게 줄일 때는 고객에게 필요한 안내를 남기는 것이 기준입니다.
상황에 맞게 바꿔 쓰는 머리말·맺음말 여섯 가지
아래는 첫 줄과 마지막 줄이 어떤 역할을 하는지 보여 주는 정보성 업무 안내 예시입니다. 실제 날짜·연락처를 넣고 사실이 확정된 상태에서 사용하세요. 별도의 할인·가입·방문 권유를 덧붙이면 광고성 내용을 다시 검토해야 합니다.
- [OO업체] 예약 일정 확인 안내입니다.
예약하신 날짜는 O월 O일(O), 시각은 O시입니다.
변경이 필요하시면 [전화번호]로 연락해 주세요. - [OO학교] 신청하신 상담 일정 안내입니다.
장소: [장소]
일정: O월 O일(O) O시
일정 문의는 [전화번호]로 부탁드립니다. - [OO몰] 주문하신 물품의 배송 일정 안내입니다.
예정일: O월 O일(O)
배송 관련 문의는 [전화번호]에서 확인해 주세요. - [OO기관] 제출하신 신청서를 접수했습니다.
추가 확인이 필요한 경우 담당자가 안내할 예정입니다.
접수 관련 문의: [전화번호] - [OO업체] 요청하신 서류 전달 안내입니다.
전달 방법: [전달방법]
내용 확인이 어려우시면 [전화번호]로 문의해 주세요. - [OO시설] 이용 일정 변경 안내입니다.
변경 일정: O월 O일(O) O시
기존 일정과 혼동 없으시기 바랍니다.
이용 문의: [전화번호]
이름을 넣는다면 실제 고객명과 일치하는지 대조하십시오. 호칭을 자동으로 넣는 개별문자는 원본 명단의 빈칸이나 잘못된 값도 함께 확인해야 합니다. 고객 이름을 모를 때 억지로 임의 호칭을 만들기보다 발신 주체와 용건을 분명히 쓰는 편이 낫습니다.
반복 안내도 고객별 값은 따로 확인하세요
이름·일정 등을 자동으로 넣는 개별문자를 사용할 때는 명단 열과 본문 자리를 함께 대조하십시오.
작성 방식 문의 02-2646-7280평일 09:00~17:30 (점심 12:00~13:00)
끝에 답장을 요청하기 전 확인할 일이 있습니다
- 1고객이 해야 할 행동을 정합니다변경 신청, 서류 제출, 단순 확인 중 무엇이 필요한지 적습니다. 아무 행동도 필요하지 않은 완료 안내에 회신을 요구하지 않아도 됩니다.
- 2실제 접수 경로를 확인합니다문자 답장, 전화, 홈페이지 가운데 어떤 방법으로 처리할지 정합니다. 발신번호로 답장을 받을 수 있는지 확인하지 않았다면 회신을 요청하는 문장을 쓰지 마세요.
- 3연락처를 원자료와 맞춥니다담당자의 개인 번호나 예전 번호가 남아 있지는 않은지 봅니다. 통화 가능한 시간이 정해져 있다면 고객이 이용할 수 있도록 설명을 덧붙일 수 있습니다.
- 4첫 줄과 마지막 줄만 읽어 봅니다누가 무슨 이유로 보냈고 어디로 문의해야 하는지 이해되는지 확인합니다. 문의 방법이 여러 개라면 우선 이용할 경로를 분명히 정리하십시오.
광고문자는 인사와 끝인사보다 표기 순서를 우선합니다
광고문자의 맨 앞에는 (광고)를 두고 이어 업체명과 연락처, 내용을 적으며 맨 끝에는 무료수신거부080번호를 표시합니다. 친근한 인사를 먼저 쓰느라 (광고)를 뒤로 보내지 마세요. 마지막 수신거부 문구 뒤에 추가 홍보나 장식 인사를 붙이는 방식도 피하십시오.
광고는 수신동의를 받은 고객에게 오전8시~오후9시 사이에 보냅니다. 문체를 공손하게 쓰는 것과 광고 발송 조건을 지키는 것은 별개의 확인입니다. 표기와080운용은 무료수신거부 번호 안내도 참고하세요.
업무 안내 맨 끝에 할인 행사를 덧붙이면 광고성 내용이 함께 들어갑니다. 감사 인사 한 줄이라고 부르더라도 실제로 구매·방문을 권하는지 살펴보십시오. 정보성 안내의 끝은 필요한 연락처와 다음 행동을 정리하는 데 사용하는 것이 목적에 맞습니다.
문자 첫 줄과 끝 줄에 관한 질문
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Q1: 회사명을 꼭 첫 줄에 써야 하나요?
A1: 고객이 발신 주체를 알아보도록 앞부분에 분명히 적는 것을 권합니다. 광고라면 (광고)를 맨 앞에 두는 등 별도의 표기 순서를 지켜야 합니다.
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Q2: 문의처 대신 '답장 주세요'라고 해도 되나요?
A2: 그 번호에서 답장을 실제로 받고 처리할 수 있는지 먼저 확인하세요. 확인되지 않았다면 전화나 공식 접수 경로처럼 실제 이용 가능한 방법을 쓰십시오.
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Q3: 끝에 '감사합니다'만 써도 되나요?
A3: 상황에 따라 쓸 수 있습니다. 다만 고객이 변경·제출·문의해야 한다면 그 방법을 먼저 분명히 알리고 인사는 필요한 만큼 덧붙이세요.
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Q4: 모든 고객 이름을 넣는 편이 좋나요?
A4: 정확한 이름을 알고 업무상 필요할 때 사용하세요. 잘못된 호칭이 들어가면 혼동을 줄 수 있으므로 명단과 개별 입력값을 먼저 확인해야 합니다.
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Q5: 문자를 줄일 때 무엇을 남겨야 하나요?
A5: 업체명, 용건, 고객에게 필요한 일정이나 방법, 문의처를 우선 남깁니다. 광고라면 필수 표기도 빠뜨릴 수 없습니다. 장식을 줄여 필요한 정보를 확보하십시오.
회사에서 자주 쓰는 표현을 정리해 두세요
첫 줄에 쓰는 회사명과 담당 부서 이름, 마지막 문의 방법의 표기 기준을 정해 두면 직원마다 다르게 안내하는 일을 줄이는 데 도움이 됩니다. 문구를 보관할 때는 예시 날짜나 연락처를 그대로 쓰지 않도록 자리표시를 분명히 해 두십시오.
읽기 쉬운 시작과 끝으로 안내를 마무리하세요
최종 문구에서 업체명과 용건, 다음 행동과 문의처를 다시 읽어 보십시오.
전화 상담 02-2646-7280평일 09:00~17:30 (점심 12:00~13:00)