세금계산서 마감 안내 문자

당사 마감일과 법정 기한을 같은 말로 쓰지 않습니다

회사에서 정한 자료 취합일은 회계 업무를 준비하기 위한 내부 일정일 수 있습니다. 이를 모든 거래처에 적용되는 법정 발행 기한처럼 안내하지 마십시오. 「당사 증빙 취합 마감」이나 「이번 거래 확인 요청일」처럼 어떤 업무의 기준인지 밝혀 쓰면 수신자가 요구 내용을 이해하기 쉽습니다.

거래처가 제출할 항목도 실제 필요한 범위로 정리해야 합니다. 사업자 정보 확인, 거래 내역 대조, 누락 증빙 접수, 수정 요청은 서로 다른 작업입니다. 모든 항목을 한꺼번에 제출하라고 보내기보다 해당 거래에서 빠진 내용만 요청하는 편이 좋습니다. 문자 작성자가 세금계산서 발행 대상이나 수정 가능 여부를 독자적으로 판단하지 말고 담당 부서의 확인을 먼저 받으십시오.

발송 명단은 미처리 항목을 기준으로 만듭니다

1. 1회계 담당자가 요청할 항목을 확정합니다거래번호나 기간, 필요한 자료명, 당사 마감일과 접수 경로를 받아 적습니다. 법정 의무를 설명해야 한다면 문구를 보내기 전에 담당 기관이나 전문가의 확인을 거치십시오.
2. 2이미 제출·확인한 거래처를 명단에서 구분합니다최신 처리 내역과 수신 명단을 대조합니다. 자료를 보낸 상대에게 같은 독촉이 반복되면 재제출해야 하는지 혼선이 생길 수 있으므로 확인 중인 건도 구분해 두는 편이 좋습니다.
3. 3고객별 미확인 항목을 같은 행에 연결합니다개별문자에 거래처명·거래번호·요청자료를 넣는다면 연락처와 한 행에서 관리하십시오. 다른 회사의 청구 내역이 들어가지 않도록 원본 기록과 비교합니다.
4. 4예약 발송 직전에 처리 현황을 다시 봅니다취합 안내를 예약해 두었더라도 그 사이 자료가 들어올 수 있습니다. 예약관리와 처리표를 함께 확인해 불필요한 재안내 대상을 줄이고 변경된 마감일도 반영하십시오.