부재중 전화 회신 문자

못 받은 사유보다 다시 연락할 시점이 중요합니다

「지금 바쁩니다」만 보내면 고객은 기다려야 하는지 다시 걸어야 하는지 알 수 없습니다. 회의나 상담 때문에 통화하지 못했다면 업체 이름과 재연락할 때를 짧게 적으십시오. 내가 다시 전화할지, 고객이 다른 창구로 연락하면 되는지도 문장 안에서 정해야 합니다. 두 가지를 동시에 요구하면 누가 먼저 연락할지 혼선이 생길 수 있습니다.

재연락 시간을 모르는 상태에서 무조건 「곧 전화드리겠습니다」라고 쓰는 것은 피하는 편이 좋습니다. 업무 일정을 보고 가능한 시점을 정하거나, 당장 통화 시점을 정하기 어렵다는 사실과 실제 확인 가능한 문의 창구를 알려 주십시오. 운전 중이었다면 안전한 곳에 정차한 뒤 확인하고 회신해야 합니다. 빠른 문자 응답을 위해 운전하면서 조작하도록 절차를 만들지 마십시오.

회신 전에 확인할 일 네 가지

1. 1전화가 온 번호와 업무 맥락을 확인합니다이전 고객 기록이 있다면 어떤 건의 전화인지 확인하십시오. 기록이 없는 번호에 다른 고객의 이름이나 문의 내용을 넣어 보내지 않습니다. 발신자가 누구인지 추정만으로 호칭을 붙이지 않는 편이 좋습니다.
2. 2재연락 가능한 시간을 일정에서 고릅니다회의 종료나 다음 영업일이 실제로 맞는지 확인합니다. 부재 담당자를 대신해 답한다면 그 사람의 일정도 확인해야 하며 임의로 통화 약속을 잡지 마십시오.
3. 3짧은 회신을 쓰고 바이트를 확인합니다쏜다넷 단문은 최대 45글자, 90바이트입니다. 자리표시를 실제 상호와 시각으로 바꾸면 분량이 달라지므로 단문인지 화면에서 다시 확인하십시오. 길어지면 사유부터 줄이는 방법이 있습니다.
4. 4재연락 건을 담당자의 할 일에 남깁니다문자를 보낸 것으로 응대가 끝나는 것은 아닙니다. 약속한 때에 전화할 사람이 누군지 정하고 고객이 다른 창구로 이미 문의했다면 중복 연락이 되지 않게 기록을 맞추십시오.