사무실 이전 안내 문자

새 주소보다 적용되는 날을 먼저 정합니다

이전 안내에서 빠지기 쉬운 항목은 주소의 적용일입니다. 새 주소만 보내면 고객이 이전 전에 찾아오거나, 물품을 아직 준비되지 않은 장소로 보낼 수 있습니다. 기존 장소에서 업무를 마치는 날과 새 장소에서 시작하는 날을 회사가 확정한 일정에 맞추어 적으십시오. 실제 업무 중단이 있다면 그 기간도 별도로 보여 줍니다.

방문 고객과 납품 거래처에게 필요한 내용은 조금 다릅니다. 고객에게는 예약 장소와 찾아오는 방법이 중요하고, 거래처에는 수령 가능한 날과 주소가 필요합니다. 모든 사람에게 같은 긴 설명을 보내기보다 대상을 나누고 꼭 필요한 항목부터 정리하십시오. 주소를 변경했다고 이전에 잡힌 방문 예약까지 저절로 바뀌는 것은 아니므로 예약 건은 따로 대조해야 합니다.

이전 시점별 발송 대상을 정리합니다

1. 1확정된 이전 계획에서 안내값을 가져옵니다새 주소, 업무 중단 기간, 새 장소 업무 시작일, 전화번호 유지 여부를 한 문서에 모읍니다. 직원마다 기억하는 날짜로 문구를 쓰면 같은 고객에게 서로 다른 내용이 갈 수 있습니다.
2. 2고객과 거래처 명단을 필요한 업무별로 나눕니다방문 예정자, 배송·납품 관계자, 일반 문의 고객을 구분하십시오. 실제 이전 영향을 받는 대상부터 안내하고 불필요한 홍보 명단과 섞지 않는 편이 좋습니다.
3. 3주소와 약도 링크를 다른 화면에서도 확인합니다모바일에서 링크를 눌렀을 때 새 장소가 맞게 보이는지 확인하십시오. 본문 주소와 지도에 표시된 건물이 다르면 고객이 혼동하므로 층·호수와 출입 안내도 대조합니다.
4. 4이전 후 옛 템플릿과 예약 문자를 갱신합니다예약 발송에 이전 전 주소가 남아 있는지 확인합니다. 고객 응대용 문구뿐 아니라 주문·예약 확인에 쓰는 주소도 바뀌었는지 점검해 안내를 일치시키십시오.